Prosty film z eventu to koszt około 2000–3000 zł, a duża konferencja z pełną obsługą to zwykle 8000–12 000 zł. Gdzie wylądujesz w tych widełkach, zależy głównie od tego, ile dni trwa wydarzenie, ilu operatorów potrzebujesz i co chcesz dostać na koniec.
Poniżej rozpisuję cennik bez ściemy. Zanim jednak dojdziemy do liczb, jedna rzecz: dobre filmy eventowe nie lądują w szufladzie z pamiątkami. Sprzedają kolejną edycję, a ci, którzy w tym roku odpuścili, zaczynają żałować. Dlatego zamiast pytać „ile to kosztuje", lepiej zapytać „ile to zarobi".
Film z eventu: cena w skrócie
Cena filmu z eventu zależy przede wszystkim od formatu. Każde wydarzenie wyceniamy osobno, dlatego podaję ceny „od". Logistyka, czyli dojazd i nocleg, zawsze idzie osobną pozycją.
Transmisja to temat na osobny wpis, więc go napisałem: jak zorganizować transmisję na żywo z konferencji, a o cenach przeczytacie w: Ile kosztuje transmisja na żywo konferencji lub szkolenia? Cennik realizacji streamu.
Do tego dochodzą dodatki. Zdjęcia z jednego dnia to 2000 zł, dron 500 zł za wylot, montaż ekspresowy od 1500 do 4000 zł, a studio podcastowe postawione na miejscu około 6000 zł. Lista nie jest zamknięta, bo co klient wymyśli, to robimy.
Koszt filmowania konferencji: od czego zależy?
Wszystko sprowadza się do dwóch pytań: ilu ludzi i ile dni.
- Liczba operatorów robi największą różnicę. Jeden człowiek nie ogarnie jednocześnie sceny, strefy networkingu i stoiska partnera, bo się nie rozdwoi. Przy średnich eventach pracujemy w parach, a na dużych ekipa medialna liczy od 4 do 6 osób.
- Liczba dni to prosta matematyka. Dwa dni to dwa pełne dni pracy ekipy, dwa razy więcej materiału do przejrzenia i dłuższy montaż.
- Liczba formatów też ma znaczenie. Aftermovie, relacja, nagrania wystąpień i rolki to cztery osobne filmy eventowe zmontowane z tego samego materiału. Skoro ekipa i tak jest na miejscu, lepiej zrobić je za jednym zamachem.
- Materiały na bieżąco kosztują więcej, bo ktoś montuje w trakcie eventu, zamiast nagrywać. W zamian content trafia do sieci wtedy, gdy ludzie najbardziej go chcą. Z kolei fotograf to osobny człowiek i osobna pozycja, ale zdjęcia i tak prawie zawsze się przydają, więc warto mieć wszystko u jednej ekipy.
Osobna sprawa to dźwięk z nagłośnienia sali. Jeśli prelegent ma brzmieć jak człowiek, a nie jak potwór spod wody, musimy wpiąć się w nagłośnienie albo dogadać z dźwiękowcami. Nagrywanie mówcy mikrofonem z kamery stojącej 20 metrów od sceny to proszenie się o dźwięk do dupy: pogłos, szumy i kaszel z trzeciego rzędu. Da się to ogarnąć, tylko musimy wiedzieć o tym przed eventem.
No i lokalizacja. Filmowanie wydarzeń w naszym mieście to jedno, gala na drugim końcu Polski z noclegiem to drugie, ale tego chyba tłumaczyć nie muszę.
Filmowanie konferencji: przykładowe budżety na 1 i 2 dni
Widełki widełkami, ale łatwiej planować na konkretach. Ceny poniżej są orientacyjne i bez logistyki.
Konferencja jednodniowa to najczęściej dwóch operatorów, aftermovie 60–90 s, nagrania wystąpień ze sceny i kilka rolek na social media. Taki pakiet zamyka się zwykle w 5000–7000 zł.
Konferencja dwudniowa to już zazwyczaj cztery osoby, czyli dwie pary, w tym fotograf albo ktoś montujący na bieżąco. Do aftermovie dochodzi relacja 3–5 min, nagrania wszystkich wystąpień, wywiady z prelegentami, rolki w 24 h i zdjęcia. Budżet to około 10 000–14 000 zł. Koszt filmowania konferencji rośnie tu nie tylko przez drugi dzień zdjęciowy. Więcej formatów to po prostu więcej godzin w montażowni.
A jak to wygląda w praktyce? Przy wydarzeniach Itaki praktycznie każda relacja z wydarzenia kosztowała około 5000 zł. Filmy z eventów dla Xplus zamknęły się w okolicach 6000 zł, a Norton, gdzie zakres był szerszy, to około 8000 zł. Więcej realizacji znajdziesz w case studies na naszej stronie. W każdym z tych projektów klucz był ten sam: klient wiedział, na czym mu zależy, a po jego stronie był ktoś, kto ogarniał sytuację na sali.
Zobacz przykładowe realizacje:
Zobacz przykładowe realizacje:
Rolki w 24 h, czyli sprzedajesz kolejną edycję, zanim skończy się obecna
Uczestnicy wrzucają relacje na LinkedIna jeszcze tego samego dnia. Jeśli Twoje filmy z eventów wychodzą dwa tygodnie później, nikogo już nie obchodzą, bo emocje dawno opadły.
Rolki montowane na bieżąco działają podwójnie. Uczestnicy chętnie je udostępniają, bo widzą na nich siebie albo znajomych, a ci, którzy nie przyszli, oglądają, co ich ominęło, i od razu wpisują sobie przyszłoroczną edycję do kalendarza. Za 1500 zł dostajesz więc nie tylko content, ale też darmowy zasięg robiony rękami uczestników. Szerzej piszę o tym w tekście o wideo z eventu jako narzędziu FOMO.
Najczęstszy błąd: nagrywasz za mało
Tu może być zdziwienie, bo największym problemem organizatorów wcale nie jest przepłacanie. Organizatorzy nagrywają za mało.
Zamawiają samo aftermovie, bo przecież wystarczy. Potem przychodzi marzec, trzeba promować kolejną edycję, a z całego dnia zostało 90 sekund z muzyką. No i klops. Tymczasem nawet dwuosobowa ekipa jest w stanie w ciągu jednego dnia nagrać relację wideo, zrobić zdjęcia, oddawać materiały na bieżąco i przeprowadzić wywiady z ludźmi. Dołożenie formatu, gdy ekipa już stoi na miejscu, kosztuje ułamek osobnej realizacji.
Ilu operatorów naprawdę potrzebujesz?
- Jeden wystarczy na kameralne wydarzenie w jednej sali, jeśli celem jest krótkie aftermovie.
- Dwóch to standard na większość konferencji jednodniowych.
- Ekipa 4–6 osób ma sens dopiero wtedy, gdy kilka sal działa naraz, a Ty chcesz pełne nagrania, zdjęcia, wywiady i materiały na bieżąco.
Powiem też uczciwie, choć sam na tym zarabiam: filmowanie wydarzeń nie zawsze się spina. Jeśli robisz jednorazowy event, którego nie powtórzysz ani nie będziesz promować, nie wydawaj 10 tysięcy na pełną produkcję. Wystarczy prosty pakiet. Zadaj sobie jedno pytanie: czy ten materiał na siebie zarobi? Przy evencie cyklicznym, nawet darmowym, odpowiedź prawie zawsze brzmi „tak".
Checklista organizatora: co ogarnąć przed eventem
Każdy z tych punktów kiedyś nam się posypał, więc to lista z życia:
[ ] harmonogram z godzinami i nazwiskami prelegentów, przesłany kilka dni wcześniej,
[ ] priorytety, czyli co jest dla Ciebie kluczowe (keynote, partner, wręczenie nagród),
[ ] osoba kontaktowa na miejscu, która ma czas i może podejmować decyzje,
[ ] wejściówki dla ekipy na cały obiekt,
[ ] dostęp do nagłośnienia albo kontakt do dźwiękowców,
[ ] zgody na wizerunek w regulaminie wydarzenia,
[ ] jedzenie dla ekipy, o którym zapomina się zaskakująco często.
[ ] priorytety, czyli co jest dla Ciebie kluczowe (keynote, partner, wręczenie nagród),
[ ] osoba kontaktowa na miejscu, która ma czas i może podejmować decyzje,
[ ] wejściówki dla ekipy na cały obiekt,
[ ] dostęp do nagłośnienia albo kontakt do dźwiękowców,
[ ] zgody na wizerunek w regulaminie wydarzenia,
[ ] jedzenie dla ekipy, o którym zapomina się zaskakująco często.
O tym, jak ważne są wejściówki, przekonałem się w Stanach. Lecimy przez ocean nagrać konferencję, docieramy na miejsce, a tam niespodzianka: nikt nie załatwił nam akredytacji. Do najważniejszego keynote'a całego wydarzenia zostało 15 minut. Mogliśmy wydzwaniać do klientki i czekać, aż ktoś to ogarnie, tylko że wtedy keynote'a w relacji by nie było. Wyciągnąłem więc kartę kredytową i kupiliśmy bilety z własnej kieszeni. Za 5000 zł. Weszliśmy na salę chwilę przed startem i nagraliśmy wszystko. Skończyło się dobrze, ale serio: wolę, żeby na Twoim evencie takie akcje zostały w sferze anegdot.
Najczęściej zadawane pytania na temat filmu z eventu
Jaka jest cena filmu z eventu?
Prosty film z eventu kosztuje około 2000–3000 zł, a pełna obsługa dużej konferencji 8000–12 000 zł. Aftermovie jest od 2000 zł, rolki w 24 h od 1500 zł. Logistykę liczymy osobno.
Ile czeka się na gotowy film z eventu?
Standardowo pierwszą wersję oddajemy w ciągu 3 dni roboczych. W trybie ekspresowym materiał jest gotowy jeszcze tego samego wieczoru albo rano następnego dnia. Rolki mogą powstawać na bieżąco w trakcie eventu
Ilu operatorów potrzeba do filmowania konferencji?
Na większość jednodniowych konferencji wystarczy dwóch operatorów, na kameralne wydarzenie jeden. Przy kilku salach naraz, zdjęciach i wywiadach potrzebna jest ekipa 4–6 osób.
Kiedy dostanę gotowe filmy eventowe?
Pierwszą wersję oddajemy w ciągu 3 dni roboczych. W trybie ekspresowym materiał jest gotowy tego samego wieczoru albo rano następnego dnia. Rolki mogą powstawać na bieżąco.
Czy nagrywacie dźwięk prosto z nagłośnienia sali?
Tak. Przy wystąpieniach ze sceny współpracujemy z dźwiękowcami i wpinamy się w nagłośnienie. Dajcie nam znać przed eventem, żebyśmy zdążyli to ustalić z obsługą techniczną obiektu.
Czy zrobicie rolki na social media jeszcze w dniu wydarzenia?
Tak, rolki montowane na bieżąco są od 1500 zł. Wrzucasz je, kiedy emocje są najświeższe. Uczestnicy je udostępniają, a ci, którzy nie przyszli, zaczynają myśleć o kolejnej edycji.
Organizujesz konferencję albo event firmowy?
Cena filmu z eventu to przede wszystkim wypadkowa dwóch rzeczy: ilu operatorów wyślesz na salę i ile dni będą tam pracować. Prosta relacja zamknie się w 2000–3000 zł, a pełna obsługa dużej konferencji to 8000–12 000 zł. Jeśli jednak Twój event wraca co roku, bardziej niż o budżet martwiłbym się o to, żeby nie nagrać za mało. Rolki w 24 h kosztują niewiele, a zasięg robią za Ciebie uczestnicy. Całą resztę załatwi dobre przygotowanie: harmonogram, jedna osoba do kontaktu i wejściówki dla ekipy.
Planujesz event i chcesz wiedzieć, ile to będzie kosztować? Napisz nam w kilku zdaniach, co organizujesz, kiedy i gdzie. Wrócimy z wyceną i powiemy wprost, które formaty naprawdę Ci się zwrócą, a na które szkoda kasy. Sprawdź, jak robimy relacje z wydarzeń.
